Diseño de plataforma de gestión de RRHH para Seresco, líder en España en software de nóminas.
Compañía: Seresco es líder en outsourcing de nóminas en la Península Ibérica
Problema: La empresa necesitaba actualizar su producto Milena escritorio y crear un único sistema Cloud para garantizar un producto enfocado a la gestión de recursos humanos mucho más accesible y usable.
Nuestra solución: Diseñar una solución Cloud integral y eficiente para la gestión de personas, que permita agrupar todas las funcionalidades en un entorno web unificado.
Procesos
1-Empatizar
Mapa de competencia
El análisis del mapa de competencia reveló que la compañía podría mejorar sus servicios en varias áreas. Esto podría haber limitado su capacidad para competir con compañías que ya ofrecían estos servicios. Para superar esta desventaja, la empresa podría ampliar sus ofertas brindando mejores servicios y asi poder competir y aumentar sus ingresos.
Encuesta
Realicé una encuesta a casi 150 personas y me brindó información muy valiosa sobre el funcionamiento de la organización y las opiniones de sus empleados respecto al sistema anterior. Esto me permitió tomar decisiones sobre cómo mejorar el nuevo producto, identificando áreas de mejora en sus procesos y procedimientos. cambios que mejoren la eficiencia, e implementar mejoras en la satisfacción de los usuarios.
Focus Group
Lo usé para obtener información sobre opiniones y experiencias de los usuarios, me ayudó a comprender mejor las necesidades y expectativas de los empleados, candidatos y partes interesadas, generar ideas innovadoras para nuevos productos, servicios y procesos y mejorar la comunicación con el cliente antes de comenzar.
Definí los objetivos que quería alcanzar, traté de asegurar que el focus group fuera relevante y que los resultados fueran útiles, seleccioné participantes diversos y con diferentes perspectivas, intenté que el guión fuera claro y conciso, incluí preguntas abiertas para que los participantes pudieran expresar plenamente sus opiniones y experiencias, a pesar de no ser un experto en esta técnica de empatía, pude dirigir la conversación y obtener información muy valiosa de los participantes.
Contexto
Se realizó un análisis de contexto para comprender el entorno en el que los usuarios interactuaban con un producto o servicio digital. Este análisis se centró en los factores ambientales, sociales y psicológicos que influyeron en la experiencia del usuario.
Benchmarking
Apliqué el benchmarking como herramienta de gestión que me permitió comparar las prácticas y procesos de una organización con los de otras organizaciones líderes del mismo sector. En el contexto de las empresas de recursos humanos, el benchmarking fue una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia, eficacia, y competitividad de la organización, pude identificar las mejores prácticas que se están utilizando en otras organizaciones, y áreas en las que se pueden mejorar, oportunidades y conducir a una mejora en la posición de la organización en el mercado.
Hipótesis de investigación
Esta hipótesis ha sido específica porque define el problema que se intenta resolver: la baja adopción de la aplicación de escritorio por parte de los usuarios debido a sus niveles de complejidad. La solución propuesta es agregar más funciones de mejora que permitan a los usuarios utilizar la aplicación de acuerdo. a sus necesidades y de una forma más sencilla.
- El 100% de los usuarios que utilizan Milena necesitan incrementar la usabilidad y diseño de las interfaces
- Se insta a los usuarios a fusionar conceptos y criterios para aumentar la productividad debido a la gran cantidad de información sin categorizar.
- Necesitan que la navegación no sea tan compleja ya que les imposibilita encontrar nuevas funcionalidades
- El 90% de los Usuarios domina el producto Milena pero a pesar de ser un producto líder en funcionalidades, tiene procesos repetitivos y complejos.
2-Definir
Brief
Definí los objetivos, alcance y restricciones del proyecto a través de un proceso de investigación y colaboración con las partes interesadas. Esto permitió que todos los involucrados en el proyecto estuvieran en sintonía y que el proyecto se desarrollara de manera efectiva.
Situación actual
Aunque Milena Desktop es un producto líder en procesos y funcionalidades que supera a otros productos de la competencia, necesita profundas mejoras en términos de usabilidad y experiencia de usuario.
Motivación (puntos débiles)
Cuando se usa por primera vez Milena no es un producto muy intuitivo, la curva de aprendizaje es muy alta, la navegación por el árbol es muy compleja, hay nuevas funciones que son difíciles de encontrar, para lograr un proceso hay que navegar por muchos ubicados ventanas en diferentes lugares, el diseño es pobre y muy desactualizado, además no cuenta con recursos de diseño visual estándar, el usuario debe pensar y memorizar secciones con uso periódico, y tiene muchos procesos repetitivos y complejos.
Mejora
-Queremos que las ventas aumenten un 50% y que los Usuarios se sientan cómodos y consigan sus objetivos de la forma más rápida y sencilla posible.
-Simplificar todos los procesos en un 80%.
-Crear un producto único que fusione todos los portales.
-Contar con una guía de ayuda y preguntas frecuentes para los usuarios por proceso
-Agrupar Categorías Generales para que los usuarios puedan completar los procesos de forma más rápida y mucho más sencilla sin tener que navegar por varias opciones para lograrlo.
-Minimizar el número de pasos para lograr un objetivo.
-Aumentar al 100% la posibilidad de que los usuarios puedan subir contenidos, ya sean fotos, documentos, mejorando la interacción del usuario.
-Crear búsquedas relacionadas que ayuden mucho más a la usabilidad
Límites
Necesitamos una solución en 8 meses, también hay límites en el tamaño del proyecto.
Resultado
Los usuarios de Milena de escritorio necesitan que el producto tenga mejoras profundas en términos de usabilidad y experiencia de usuario. La línea de aprendizaje es muy alta, la navegación por el árbol es muy compleja y para lograr un proceso hay que navegar por muchas ventanas ubicadas en diferentes lugares. Además tiene muchos procesos repetitivos y complejos haciendo que los procesos de producción no sean tan ágiles. Queremos que las ventas aumenten un 50% y que los usuarios se sientan cómodos y consigan sus objetivos de la forma más rápida y sencilla posible, simplificando todos los procesos al 100%. Necesitamos una solución en 8 meses, también hay límites en cuanto al tamaño del proyecto y la complejidad de los procesos.
POV
Identifiqué los problemas que deben resolverse y las soluciones que tienen más probabilidades de tener éxito.
Resultado
Tanto los usuarios experimentados como los básicos necesitan mejoras profundas en términos de usabilidad y experiencia de usuario, desde la interfaz más compleja hasta la más sencilla y unificando todo en un solo producto llamado Milena Cloud.
Usuario persona
Creé un usuario persona que representaba a un grupo con características y necesidades similares. Esto me permitió centrarme en las necesidades de los usuarios y crear soluciones que fueran relevantes y efectivas.
3-Idear
How Might We
Para replantear los problemas como oportunidades para la innovación, hice preguntas que fomentaran el pensamiento creativo y la exploración de nuevas posibilidades. Las preguntas HMW son abiertas, amplias y optimistas, y están diseñadas para inspirar la lluvia de ideas y la ideación.
Journey map
Diseñé una representación visual de la experiencia de un usuario en un proceso clave del producto, permitiéndome comprender e identificar sus necesidades, puntos débiles y motivaciones.
4-Prototipo
Arquitectura de la información
La arquitectura de la información (IA) es un proceso de organización y estructuración del contenido de un producto digital de una manera lógica y coherente para facilitar a los usuarios encontrar la información que buscan. En el contexto de UX, la IA es una disciplina esencial. para garantizar que los productos digitales sean fáciles de usar y accesibles para todos los usuarios.
Mapa conceptual
El mapa conceptual me ayudó a comprender el contenido del producto digital, desarrollar una estrategia de navegación intuitiva y eficiente y comunicar ideas a otros miembros del equipo de manera clara y concisa.
User flow
Utilicé un diagrama de flujo para describir el proceso de ingreso de usuarios a Milena Cloud.
Wireframes de baja fidelidad
Utilicé wireframes de baja fidelidad para transmitir conceptos a los usuarios y al equipo de trabajo. Su simplicidad facilitó su comprensión y permitió detectar problemas en la estructura y contenido del producto antes de dedicar mucho tiempo y esfuerzo al desarrollo. Me permitió evaluar varias ideas de diseño y encontrar la solución de diseño más adecuada para las necesidades de los usuarios, lo que resultó en un ahorro de tiempo y recursos financieros.
5-Diseño de Interfaz (UI)
6-Design System
El sistema de diseño creado tiene como objetivo promover la cohesión, la accesibilidad y la eficiencia en el desarrollo de productos digitales.
Guía de estilos
- Branding
- Colores
- Tipografías
- Elevación
- Radio
- Iconos
- Layout
- Ilustraciones
Librería de componentes
- Componente
- Documentación
- Estados
- Prototipo
Librería de patrones de diseño
7-Diseño responsivo
Se garantizó que la experiencia del usuario sea consistente en todos los dispositivos, lo que ayudó a establecer una identidad de marca sólida y consistente.
Antes / Después
Antes:
La interfaz original presenta un diseño obsoleto y sobrecargado.
Después:
La nueva interfaz presenta un diseño limpio y moderno. La navegación se ha simplificado. La información se organizó de forma lógica, priorizando lo más importante.
Esta comparación visual demuestra cómo las mejoras en el diseño han transformado la experiencia del usuario, haciendo que el producto sea más atractivo, más fácil de usar y más eficiente.
Antes
Después
Conclusiones
Estoy enormemente orgulloso de ser parte de este proyecto. Agradezco al equipo su confianza en mí.
Durante esta experiencia, he fortalecido mis habilidades en las fases de Design Thinking, que considero fundamentales para lograr un producto digital de alta calidad y realmente útil para los usuarios. En la investigación, etapas que profundicé aún más aplicando técnicas que eran nuevas para mí, como grupos focales, evaluaciones comparativas y Journey maps. En la etapa de creación de prototipos, tuve el privilegio de tener un equipo UI formidable y los resultados fueron increíbles. Además, logré crear un sistema de diseño muy profesional, incluyendo los patrones de diseño. Esto ayudó mucho a la compañía, especialmente al equipo de desarrollo.